5 WHY

5 WHY

Mit der 5 WHY Methode schnell an die Wurzel eines Problems kommen...

Hartnäckige oder wiederkehrende Probleme sind oft Symptome tieferer Probleme. "Schnellkorrekturen" mögen bequem erscheinen, aber sie lösen oft nur die Oberflächenprobleme und verschwenden wichtige Ressourcen, die sonst zur Lösung der eigentlichen Ursache genutzt werden könnten.

Ursprünge der 5 WHY Technik

Sakichi Toyoda, der japanische Industrielle, Erfinder und Gründer von Toyota Industries, entwickelte in den 1930er Jahren die 5 WHY Technik. In den 1970er Jahren wurde es populär, und Toyota nutzt es noch heute, um Probleme zu lösen.
 

Die Methode ist bemerkenswert einfach: Wenn ein Problem auftritt, recherchieren Sie bis zur Ursache, indem Sie fünfmal "Warum?" fragen. Wenn sich dann eine Gegenmaßnahme herausstellt, folgen Sie ihr, um zu verhindern, dass sich das Problem wiederholt.

 

Wann Sie die 5 WHY Methode verwenden sollten

Sie können 5 WHY für die Fehlersuche, Qualitätsverbesserung und Problemlösung verwenden, aber es ist am effektivsten, wenn es zur Lösung einfacher oder mittelschwerer Probleme verwendet wird.

Es ist möglicherweise nicht geeignet, wenn Sie ein komplexes oder kritisches Problem angehen müssen. Dies liegt daran, dass 5 Whys Sie dazu bringen kann, eine einzelne Spur oder eine begrenzte Anzahl von Spuren zu verfolgen, obwohl es in der Tat mehrere Ursachen geben kann. 

Wie man die 5 WHY benutzt

Das System ist leicht erklärt, aber es steckt viel dahinter. Nimmt man sich wirklich Zeit, die Fragen mit Bedacht zu stellen und zu diskutieren, sind die Ergebnisse äußerst gewinnbringend.

Es folgt einem sehr einfachen siebenstufigen Prozess:

 

7 Schritte die Sie bei der 5 WHY Methode durchlaufen sollten:

Schritt 1: Stellen Sie ein Team zusammen

Schritt 2: Definieren Sie Ihr Problem so detailliert, wie möglich

Je mehr Fakten Sie dabei sammeln, desto schneller gehen Sie der Ursache auf den Grund. Um welche Schwierigkeit handelt es sich, wann ist diese erstmalig aufgetreten und wie häufig? Wer hat es entdeckt und welche Folgen sind daraus entstanden? Es ist besonders wichtig, sich direkt vor Ort ein Bild zu machen. Das Prinzip wird im japanischen „Genchi Genbutsu“ genannt. Versuchen Sie quasi den Ort des Geschehens zu betrachten, mit allen tatsächlich betroffenen Beteiligten zu sprechen, und nicht aus der Ferne vom Schreibtisch aus zu beurteilen. Die Nutzung einer zentralen Wissensdatenbank kann hilfreich sein, um alle relevanten Informationen zusammenzutragen – gerade in großen Unternehmen.

Vermeiden Sie es in dieser Phase, Annahmen zu treffen – Sie könnten falsche Schlüsse ziehen!

Verstehen Sie den Zusammenhang und verlieren Sie nicht die Geduld.

Schritt 3: Fragen Sie ein erstes Mal nach dem WARUM

Schritt 4: Fragen Sie weitere Male nach dem WARUM 

Geben Sie nicht auf, solange Sie nicht zur echten Ursache vorgedrungen sind. Manchmal sind drei Fragen nötig, manchmal fünf oder mehr, um Sie auf die richtige Erkenntnis bringen.

Schritt 5: Wissen, wann man aufhören muss

Schritt 6: Behebung der Ursache

Schritt 7: Überprüfung der Maßnahmen

Entwickeln Sie passende Maßnahmen und bleiben Sie stetig am Ball.

Betrachten Sie nachträglich, ob Ihre Schritte langfristig Wirkung zeigen. Sollten Sie nachbessern? Hat sich daraus eine andere Schwachstelle ergeben?
Oft wird der Zyklus von Fragen zu früh abgebrochen. Die echte Ursache ist dann nicht wirklich beseitigt und es kommt nach einiger Zeit wiederholt zu Schwierigkeiten.
Sie können es testen: Funktioniert der Umkehrschluss Ihrer Annahmen, so sind Sie wahrscheinlich am Ende der Kausalkette angelangt.

Man sollte sich bewusst machen, dass mit Hilfe der 5 WHY Methode nur eine Ursache für eine Problemstellung gefunden wird, doch oft gibt es verschiedene Gründe, die Auslöser sind. Eine Alternative ist beispielsweise das Anfertigen eines Ishikawa Diagramms. Es ermöglicht die Darstellung mehrerer Haupt- und Nebenursachen, die zur Lösung beitragen. Aufgrund des Designs wird es auch häufig Fischgrät- bzw. Fishbone-Diagramm genannt.

Anwendungsbeispiel der 5 WHY Methode

Problem: Der Kunde möchte nicht für die Broschüre bezahlen.

  1. Warum möchte der Kunde nicht für die Broschüre bezahlen? Die Lieferung kam zu spät und konnte nicht benutzt werden.
  2. Warum war die Lieferung zu spät? Der Druckauftrag dauerte länger als erwartet.
  3. Warum dauerte der Druckauftrag so lang? Wir hatten nicht genug Druckertinte.
  4. Warum hatten wir nicht genug Druckertinte? Die Druckertinte wurde bei einem Last-Minute Auftrag verbraucht.
  5. Warum hatten wir keine weitere Druckertinte? Wir hatten keinen weiteren Vorrat an Druckertinte im Haus und konnten nicht schnell genug beliefert werden. 

Schlussfolgerung: Wir müssen einen Lieferanten finden, der uns sehr kurzfrist mit Druckertinte beliefern kann.

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